Wandel ist ein mentaler Prozess, der von allen MitarbeiterInnen vollzogen werden muss. Für Unternehmen ist es wichtig, auf möglichst breiter Basis eine gemeinsame Wirklichkeit zu schaffen, die als Grundlage für zielgerichtete, tiefgreifende Veränderung im Gesamtunternehmen dienen kann. Die GFO unterstützt Sie dabei als einer der führenden Anbieter von Großgruppenkonferenzen in Österreich.

Zielsetzung von Großgruppenkonferenzen:

Immer mehr Unternehmen setzen heute Großgruppenkonferenzen ein, um schnellen und nachhaltigen Wandel in großen Gruppen zu vollziehen und so den künftigen ökonomischen Anforderungen gewachsen zu sein. Ziel einer Großgruppenkonferenz ist die Sicherstellung, dass die angestrebte zukünftige Position der Organisation rasch Wirklichkeit wird – durch Vereinbarung und Umsetzung von Veränderungen auf den Ebenen Organisation, der Gruppen (Abteilungen) und Einzelpersonen.

Wirtschaftliche Rahmenbedingungen:

Das wirtschaftliche Umfeld, in dem die Mehrzahl der Unternehmen heute agiert, ist dadurch gekennzeichnet, dass sich Kundenerwartungen, Marktbedingungen, Produkte und Technologien in bisher nicht gekanntem Ausmaß und wachsender Geschwindigkeit verändern. Das Schlagwort von der lernenden Organisation drückt die Anforderung an Unternehmen aus: Wer erfolgreich bleiben will, muss diese Veränderungen offen aufnehmen und handeln.

Einsatzmöglichkeiten von Großgruppenkonferenzen:

Die Einsatzmöglichkeiten von Großgruppenkonferenzen beschränken sich nicht nur darauf relativ allgemeine Themen bearbeitbar zu machen. Auch wesentlich konkretere Themen müssen oft den Weg vom Kopf in die Herzen und dann zu koordiniertem Handeln finden:

• strategische Neupositionierung
• die Verfolgung neuer Marktstrategien
• interne Umstrukturierungen
• die Übernahme des Unternehmens durch neue Eigentümer
• die Einführung eines internen EDV- bzw. Informationssystems
  die Übersiedlung an einen neuen Standort
• u.v.m.

Gründe für den Einsatz von Großgruppenkonferenzen:

Viele Unternehmen haben diese sich verändernden Rahmenbedingungen bereits erkannt, sehen sich aber oft mit folgenden Schwierigkeiten konfrontiert:

• Der Aquaplaning-Effekt: Die Führungskraft dreht am Steuer, die Kraft kommt aber nicht auf den Boden.
• Gesagt ist nicht gehört, gehört ist nicht verstanden: Die Führungskraft hat sich doch klar ausgedrückt – aber die MitarbeiterInnen verstehen nur „Bahnhof“.
• Der Faden reißt: Die nächste Ebene weiß noch, was die Führungskraft will – aber dann...
• Die Bälle kommen zurück: Die Führungskraft denkt, sie hat die Bälle weitergegeben – und dann werden operative Aufgaben wieder hochdelegiert.
• Sie bewegt sich doch nicht: Angeblich wissen alle, worum es geht – aber es geschieht nichts.
• Selbständige MitarbeiterInnen – gibt's das überhaupt: Die Führungskraft vermisst Mitdenken und eigeninitiatives Handeln bei den MitarbeiterInnen.
• Warum dauert alles so lang? Wenn sich intern alles so hinzieht – wie kann das Unternehmen dann mit dem Tempo draußen Schritt halten?

Merkmale von Großgruppenkonferenzen:

• Bei Großgruppenkonferenzen kommt das ganze Unternehmen in einem Raum zusammen. Alle Sichtweisen sollen vertreten sein – durch MitarbeiterInnen aller Abteilungen, Gruppen und Funktionen. Auch VertreterInnen der Umwelten – wie beispielsweise Kunden des Unternehmens – nehmen teil.
• Die verschiedenen Gruppen im Unternehmen führen einen intensiven Dialog über Fragen der gemeinsamen Zukunft. Sie entwickeln eine gemeinsame „Landkarte“.
• Partizipation ist nicht nur formales Eingebundensein, sondern Teilhaben und innere Beteiligung an den Ideen und Sichtweisen der anderen. Man erfährt das Verbindende, nicht – wie so oft im Alltag – das Trennende.
• Die Gruppe konfrontiert sich mit Problemen, Komplexität und Unsicherheit, legt aber den Focus auf die Potenziale, Ressourcen und das Machbare.
• In einem Themenzusammenhang werden Visionen, Ziele, konkrete Maßnahmen sowie Werte und Normen für das gemeinsame Handeln bearbeitet.
• Aus der vitalen Fülle des Miteinander entsteht Echtzeitgefühl und Energie.
• Auf einer professionell geführten Großgruppenkonferenz werden Strukturen für die Umsetzung von Maßnahmen festgelegt – Arbeitsaufträge und Projekte. So kann aus diffuser Energie zielgerichtetes, koordiniertes Handeln werden.

Ablauf von Großgruppenkonferenzen:

Jede Konferenz wird auf die Bedürfnisse und das konkrete Thema des Kunden abgestimmt. Diese Abstimmung erfolgt gemeinsam mit einem Planungsteam aus dem Unternehmen. Um Ihnen einen Eindruck zu vermitteln, sei hier kurz beispielhaft der Ablauf einer 2-tägigen Großgruppenkonferenz angeführt:

1. Tag: Standortbestimmung - Problembewusstsein schaffen und gemeinsame Zukunftsbilder entwickeln

• Die Glads, Sads und Mads im Unternehmen – worauf sind die MitarbeiterInnen stolz, was macht sie traurig, wo „stehen sie an“?
• Welche Veränderungen finden in den Umwelten des Unternehmens statt? Was kommt auf die MitarbeiterInnen zu?
• Was bedeutet das für die Aufgaben, Tätigkeiten der einzelnen MitarbeiterInnen und für das Miteinander?
• Welche Ziele und Rahmenbedingungen sind vorgegeben?
• Welche Chancen und Potenziale sehen die MitarbeiterInnen in der Zukunft? Wie sieht ein Bild von einer geglückten Zukunft aus?

2. Tag: Maßnahmen planen und umsetzen

• Was sind die Kernthemen – aus den Umfeldentwicklungen und aus den internen Stärken und Schwächen – mit denen wir uns beschäftigen müssen?
• Welche Themen sollen und können sofort bearbeitet werden? Welche erst später? Wer beobachtet diese weiter?
• Wie sollten die ausgewählten Kernthemen bearbeitet werden? Welche Arbeitsaufträge, welche Projekte ergeben sich daraus? Was sind die Ziele, was erste Arbeitsschritte und mögliche Maßnahmen? Welcher Zeit- und Ressourcenbedarf ergibt sich daraus?
• Welche Projekte beauftragt die Geschäftsleitung? Welche Vereinbarungen müssen getroffen werden?

Zusammenfassung:

Wandel findet nicht ausschließlich durch eine Änderung von Organisationsstrukturen statt. Wandel ist ein mentaler Prozess, der von allen Beteiligten vollzogen werden muss. Das Schaffen einer gemeinsamen Wirklichkeit auf möglichst breiter Basis kann als Voraussetzung dafür gesehen werden, zielgerichtete, tiefgreifende Veränderung im Gesamtunternehmen zu realisieren.
Das Instrument der Großgruppenkonferenz mit seinen spezifischen Wirkungsmöglichkeiten bietet für Unternehmen die Chance, schnell, effizient und nachhaltig diese Wirklichkeit zu schaffen und notwendige Veränderungen einzuleiten, um auch in Zukunft wirtschaftlich erfolgreich zu sein.

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